人×RPAロボ×ラクスル×名刺管理

ネット印刷のラクスルさん、ご利用の方も多いかと思います。ネット印刷で名刺をRPAが代行している活用事例の紹介です。

名刺印刷そのものは安いですが、その手続きをする人には高いコストが発生していることに気が付くかがポイント。

営業事務さんが忙しい時は営業さんが自分で注文をしていたのですが、やり方がわからない方もおられて結局仕事を中断させてしまうことも。(ダブル人件費)

RPAロボで名刺情報管理、追加の印刷申請をすれば、そのような時間はなくなります。

営業さんの携帯番号が変わった時は、エクセルの自分情報を書き換えれば、その内容で名刺印刷が進むという点も合理的ですね。

■生産性向上の効果はどの程度なのか?

実施部門 対象業務 作業時間/月 削減金額/月 費用対効果/年額
営業アシスタント 名刺データの管理と印刷手配 1時間 2,000円 24,000円

この位の作業量をいくつか集めることで、年額では大きな効果を見込めます。測定できない効果としては、発注忘れがなくなる、人と人の伝言ゲームがなくなる。

■ RPAロボの動作説明(動画あり)

名刺印刷の申請ファイルは、ロボが毎日1回チェックするようにスケジュールを組んであります。

役職、名前、フリガナ、メールアドレス、携帯電話が可変式にする必要がありました。そこで、変動するデータはエクセルで管理し名刺印刷の申請も同じエクセルで行いました。

名刺を印刷してほしい営業さんは、営業事務さんが作成してくれた名刺管理表に必要枚数を入力するだけという運用です。

ロボはラクスルさんにログインし、利用する名刺デザインのテンプレートを開きます。名刺管理表から抽出してきた印刷情報を入力していきデザインを完成。

そのまま注文を行い最終確認画面で一時中断させます。注文内容と印刷デザインのPDFを人が確認してOKならその後の手続きを続行するという流れになります。

■ RPAロボの工程数と作成時間

RPAツールの初級レベルのスキルがあれば作成できます。名刺デザインのレイアウトウィンドウを指定する部分に少し手間がかかりました。

作成難易度 ロボ工程数 作成時間
中級レベル 89コマンド 約120分

ご不明な点ありましたら、いつでもお気軽にどうぞ。

■ RPA化を加速させるアイデア

RPAロボに共有ファイルを参照させて、特定のシステムに入力させるというパターンは応用が利きます。

少しの作業に対して、高い人件費をかけて作業する必要があるのか検討することが大切。

大部分のパソコン操作を人からRPAに切り替えれば低コストで仕事を運用できるようになります。

■ RPAを導入したい、もっと自動化したい ご相談お待ちしてます

RPA導入初期から、業務全体を自動化しようとすると、どこから手を付けていいのか分からなくなります。経験値を重ねれば、誰でも全体を自動化できるようになります。

まずは、小さなロボをスタート地点にして、工夫や気づきを蓄えていきながら、スキルアップをしていきましょう。

御社のRPA化の参考になりましたか?

これからもアイデアやノウハウをシェアしていくので、みなさんも工夫しながら「小さなロボ」をたくさん社内に生み出してください。RPAで、会社に笑顔と利益を増やしていきましょう

ご質問やご相談あれば、いつでもお待ちしてます。

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