人 × RPA × エクセルリスト × ワード で自動化

今回は書類を発送する際に添付する「送付状」をRPAに自動作成させます。送付状くらい手作業でいいでしょと思いますが「プロセスをつなげる」ことが重要なんです。

■生産性向上にどの程度の効果が見込めるのか?

実施部門 対象業務 作業時間/月 削減額/月 年額
バックオフィス 郵便物手配 2時間 4,000円 48,000円

ヒューマンエラーの低減、作業の忘れがなくなる効果も見込める

RPAロボの動作説明(動画あり)

送付状に入力したい情報(今回はEXCEL)が記載されているファイルを開きます。項目を1つ1つコピーさせます。
次に送付状のフォーマット(今回はWORD)を開き、コピーした情報を指定箇所に入力させていきます。内容は5つの項目にわけてあり、箇条書きで追記していく設計です。そうすれば、空欄でも違和感なく仕上がりますね。

たくさんの項目をコピーしていく動きは、RPAロボっぽくて好きです。
これは「変数」に放り込んでます。馴染みのない言葉ですが、最初の研修で分かりやすく説明するのでご安心ください。

■ RPAロボの工程数と作成時間

変数のみで、条件分岐や繰り返しコマンドはありません。
RPAツールの初級トレーニングで作成可能。

作成難易度 ロボ工程数 作成時間
初級レベル 50コマンド 約80分

ご不明な点ありましたら、いつでもお気軽にどうぞ。

RPA化を加速させるアイデア

送付状だけでは生産性向上をイメージできません。しかし、この単純ロボの前後に複数のRPAロボをドッキングさせることで現場の仕事は大変スムーズになります。

例えば、ウェブサイトからの「資料請求」

ユーザーからの資料請求は、メールで届くと思います。メール本文から送付先情報をRPAロボで抽出します。
送付状のフォーマットを開いて、送付状をロボが作成。
社内フォルダから顧客へ送付する資料ファイルを開いて、こちらもロボで出力する。さらに、宅配便などで発送する場合は、配達伝票もRPAロボで作成させる。

このように連続設計することで、ウェブサイト→資料請求→送付状→資料印刷→配送伝票 という自動プロセスが作れます。この業務は、24時間365日働き続けます。

あとは、出力されたモノを封筒にいれて、配送伝票を貼り付けて発送ですね。(配送伝票はロボが作成済み)

■ RPAを導入したい、もっと自動化したい ご相談お待ちしてます

RPA導入初期から、業務全体を自動化しようとすると、どこから手を付けていいのか分からなくなります。経験値を重ねれば、誰でも全体を自動化できるようになります。

まずは、今回のような小さな送付状ロボをスタート地点にして、工夫や気づきを蓄えていきながら、スキルアップをしていきましょう。

御社のRPA化の参考になりましたか?

これからもアイデアやノウハウをシェアしていくので、みなさんも工夫しながら「小さなロボ」をたくさん社内に生み出してください。RPAで、会社に笑顔と利益を増やしていきましょう

ご質問やご相談あれば、いつでもお待ちしてます。

RPAで 現場にもっと「笑顔」を! 経営者に「安心」を!

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